I commercialisti, lo sai bene, sono la categoria più bombardata degli ultimi anni.

La contraerea che hai messo a punto nel corso degli anni magari ha limitato i danni, ha salvato i civili e le postazioni strategiche … ma ogni tanto qualche bomba lanciata dall’Agenzie delle Entrate e dai continui provvedimenti poco chiari (se non contraddittori) del legislatore ha lasciato il segno.

Qualche cratere profondo tra le tue scrivanie e qualche perdita tra i tuoi dipendenti (almeno per quanto riguarda la loro lucidità mentale) 😉

Tu ti sei organizzato. Bravo

La pianificazione precisa, puntuale e continua ti ha messo al riparo da danni maggiori. Del resto ne conosci di colleghi che hanno gettato la spugna e si sono arresi al nemico!

Per quello che ti riguarda (scadenze, incombenze, ricorsi …) hai fatto tutto il possibile e i risultati si vedono.

Forse non puoi dire di aver fatto altrettanto per le condizioni di lavoro. Ritmi sempre più stressanti e tempi di lavoro prolungati ti stanno mettendo a dura prova.

Sicuramente, se non sei mio cliente, non hai fatto abbastanza per la gestione informatica della tua azienda, né in termini di sicurezza (che aiuta non poco a dormire tranquilli), né in termini di formazione.

Formazione poi, è uno di quei paroloni che si mettono in bocca tutti … ma che è sempre l’ultima voce del bilancio e si finanzia solo a chiacchere (anche se sai benissimo che più il tuo personale è formato, veloce e competente … più soldini ti rimangono nelle tasche).

Io non faccio miracoli. Semplicemente applico alla parte informatica quello che tu hai fatto con il tuo studio: PIANIFICO

Così ti propongo l’equazione della felicità (F):

(Equazione F) -p = +t

Diciamo che la variabile “p” sono i tuoi PROBLEMI informatici (Pc che non funzionano, file che non riesci a ritrovare nel caos dei tuoi archivi o delle tue mail …. ) mentre la variabile “t” è il tempo.

Quindi meno problemi informatici hai, più tempo hai per fare ciò che ti piace di più.

Una statistica statunitense (‘sti americani!) ritiene che il 40% del tempo che dedichiamo al lavoro se ne va nell’attesa … (attesa che ci venga un’idea, attesa del cliente importante, attesa che si scaldi la macchinetta del caffè, attesa che quel c****o di computer si decida a funzionare più velocemente, attesa che quella maledetta mail arrivi, attesa … elenco infinito).

Quindi affrontiamo il primo problema “p” che potrebbe farci guadagnare “t”.

Come si fa a limitare questi tempi morti?

Proprio mezz’ora fa ho parlato con il mio commercialista che mi diceva che ieri ha cronometrato il suo gestionale (di cui per rispetto evito di dire il nome) mentre faceva un calcolo di un bilancio previsionale …

5 minuti!!! 5 minuti che diventano 10 o 15 o addirittura di più se sbagli l’inserimento dei parametri iniziali e devi ricominciare da capo.

In questo caso potevo solo dirgli di cambiare il gestionale … capisco che sia quasi impossibile farlo e quindi sono rimasto in silenzio cercando di comunicargli la mia comprensione e compassione … MA IN MOLTI ALTRI CASI POSSO VERAMENTE AZZERARE LE ATTESE.

La pianificazione delle attività di controllo sulla tua infrastruttura informatica NON sono poi molto diverse dalla pianificazione dei lavori per rispettare le scadenze fiscali. Si tratta sostanzialmente di tre passi molto semplici:

1. Pianificare

Quindi mettere in fila le cose da fare:

pulire i computer, disinstallare programmi non necessari, controllare la funzionalità dei programmi necessari, programmare la copia di tutto quello che è necessario, organizzare l’utilizzo di nuovi programmi, organizzare lo studio e l’apprendimento o l’approfondimento di software che utilizzo di frequente ma che non conosco in modo profondo, verificare di non aver avuto tentativi di accesso alla mia rete, che non siano stati prelevati dati importanti … boh! Io ho un’altra lista infinita che ti risparmio.

Quando ho messo in fila tutto … decido quando farlo (in modo preciso e puntuale!), come farlo, a quale prezzo (di tempo, soldi o che altro).

2. Controllare

Indipendentemente dall’esito delle mie attività (ho fatto un disastro … oppure sono stato un grande!!) ogni tanto devi chiederti:

  • Cosa ha funzionato?
  • Cosa non ha funzionato?

Il backup non è andato a buon fine … per fortuna non è successo niente nel frattempo, ma sarebbe stato un bel guaio. Oppure, ok, il backup è andato a buon fine … qualsiasi cosa poteva succedere “ero in una botte di ferro” (spero che si dica così anche dalle vostre parti 😉)

Farsi queste domande è fondamentale per il terzo step!

3. Modificare

Come per tutte le pianificazioni, anche quando si parla di attività legate all’informatica devi essere in grado di cambiare velocemente tutto quello che non ha funzionato (in modo che funzioni la volta successiva) ma anche tutto quello che ha funzionato (perché funzioni ancora meglio)

Questo è il vero segreto. Non lasciare che tutto rimanga inalterato nel tempo perché “bene o male sta funzionando”

Beh! Per i miei clienti questo lavoro lo faccio io!

Del resto l’equazione -p = + t vale anche per me. Meno problemi hai tu … Più tempo ho io per dedicarmi a quello che mi piace.

Sono sicuro che questo articola possa esserti utile. Se pensi che io possa aiutarti scrivimi pure o semplicemente iscriviti alla newsletter per ricevere i miei aggiornamenti (se non l’hai già fatto).

Intanto volevo comunicarti che ho tenuto fede alla promessa dell’articolo scorso in cui ti spiegavo come installare Desktop Telematico su tutti i computer del tuo studio e con gli archivi in comune per tutti gli operatori, il software Java per il suo utilizzo in Desktop Telematico e anche il modo per risolvere alcuni problemi in fase di installazione … in particolare l’annoso ”errore Windows 2 nel caricamento di Java VM”

Ho caricato 3 video di circa 8 minuti ciascuno in cui spiego le tre questioni con una dimostrazione pratica di installazione e risoluzione dei problemi. Anche per la formazione del file .bat richiesto dall’Agenzia delle Entrate per l’installazione di Desktop Telematico in caso di errore.

Questo corso è totalmente gratuito (ma a te risolverà un sacco di problemi), l’unica cosa che devi fare è:
– accedere all’Area Riservata registrandoti
Prima riceverai una mail di conferma iscrizione e poi, entro 24 ore, ti metterò a disposizione il corso.

Ciao da Simone

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